6 frustrations lors d’un transfert de fichier

Envoyer des fichiers est une tâche devenue banale dans le monde du travail. Cependant cette action anodine peut parfois être frustrante voire périlleuse pour l’entreprise.

Découvrez 6 actions les « plus pénibles » lors d’échanges de fichiers.

1. Le fichier est trop lourd pour être envoyé

Vous avez forcément déjà vécu ce moment où lorsque vous cliquez sur « Envoyer », un message s’affiche, indiquant que votre message est beaucoup trop lourd.

Ce blocage est dû à la politique mise en œuvre dans les entreprises en matière de limitation de la taille des pièces jointes. On comprendra que dans une entreprise de plusieurs milliers de collaborateurs l’espace de stockage occupé uniquement par les boites mails représente un volume considérable et qui plus est en constante expansion. Il est donc impératif de mettre des limites à la taille des fichiers pouvant être intégrés dans les pièces jointes. Alors que faire ?

Différentes alternatives existent selon la récurrence de partage de fichiers, la volumétrie ou encore la sensibilité du document partagé.

Vous pouvez opter pour des solutions gratuites, toutefois, rien ne vous garantit que les données sont bien protégées si le fichier est sensible. Ou alors, vous pouvez opter pour une solution payante (GoAnywhere Secure Mail), qui protègera tous vos échanges peu importe la quantité ou la sensibilité des fichiers.

2. Vous ne savez pas si le message est bien arrivé au destinataire

« Mon message est-il arrivé à destination ? »  « Se trouve-t-il dans les spams ? » « Le pare feu a-t-il bloqué mon envoi ? »

Autant de questions qui sont bien souvent laissées sans réponses.

Avec une solution professionnelle comme GoAnywhere Secure Mail, vous aurez la possibilité d’avoir une traçabilité sur les téléchargements qui auront été effectués par votre/vos destinataire(s). En n’ayant pas de pièce jointe associée à votre message, vous limitez également les risques de voir votre message mis de côté par les antivirus et autres règles en place sur les serveurs de messagerie.

3. L’erreur humaine

Transférer des fichiers manuellement est fastidieux et prend du temps. Lorsqu’il s’agit d’une seule et même personne entièrement responsable des transferts de fichiers, la frustration est d’autant plus grande. Problème de timing, frappe erronée, erreur de destinataire, etc. peuvent perturber vos transferts de fichiers.

Pensez à une solution d’automatisation qui réduira tous ces processus manuels et les éventuelles étourderies. Les transferts de fichiers gérés offrent une aide supplémentaire, qui rationalise le nombre d’étapes manuelles nécessaires pour déplacer les fichiers du début à la fin, simplement et en toute sécurité.

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4. Envoyer des données confidentielles

Avec toutes ces médiatisations de failles de sécurité et de données retrouvées sur le net, la crainte d’envoyer des données sensibles s’installe.

Les systèmes gratuits ou anciens n’incluent souvent pas les dispositions essentielles pour chiffrer les données. Celles-ci peuvent donc tomber entre les mains de n’importe quel hacker.

Le choix d’une solution de chiffrement vous protègera de ces désagréments. Le chiffrement des données dépend souvent des exigences spécifiques réglementaires de votre entreprise ainsi que des prérequis de vos partenaires commerciaux, telles que les normes industrielles, le besoin d’authentification, l’accusé de réception, un protocole spécifique (de type AS4, Open PGP, SFTP, FTPS, PeSIT, HTTPS), etc.

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5. Pouvoir récapituler ses envois

Un rapport détaillé de vos transferts de fichiers pourrait être d’une grande utilité afin de résumer simplement votre activité. L’audit des transferts de fichiers permet de savoir quels sont vos partenaires récurrents, voir les échanges qui auraient pu échouer, etc. Ces enregistrements sont aussi parfois nécessaires pour des raisons de conformité. Si votre solution de transfert de fichiers vous fait douter de votre capacité à respecter les normes établies, vous pourriez risquer de grosses amendes.

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6. L’arrêt des transferts de fichiers

Les catastrophes naturelles, pannes de réseau et autres imprévus peuvent avoir un impact sur la capacité de votre entreprise à maintenir actifs vos systèmes et serveurs de transferts de fichiers. Le temps d’arrêt est forcément une frustration pour vous, mais aussi pour vos clients ou partenaires en attente. C’est pourquoi, la haute disponibilité est vitale pour les entreprises qui ne peuvent se permettre, pour des raisons économiques ou stratégiques, de subir un arrêt de leurs transferts.

Il existe des alternatives comme la mise en œuvre d’un cluster. Cette solution consiste à dupliquer l’environnement de production sur un autre serveur voire un autre site physique. L’idée étant de permettre une reprise d’exploitation dans les meilleurs délais.

En savoir plus sur les transferts de fichiers de machine à machine ? C’est par ici !

En savoir plus sur les échanges d’informations de personne à personne ? C’est par là !

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