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Je m'inscrispar Eloïse • 06 Fév 2023
Partager des documents entre collaborateurs, clients ou partenaires se fait de façon quotidienne sans que nous prenions en considération les aspects de sécurité, les transferts en masse et le suivi des transferts.
Heureusement, il existe de nombreuses options pour partager des fichiers volumineux, qu’il s’agisse de les envoyer à un destinataire ou de permettre aux utilisateurs d’y accéder dans le cloud. Selon vos cas d’utilisation, certaines solutions peuvent s’avérer plus adaptées que d’autres.
EFSS signifie Enterprise File Syncing and Sharing, également connu sous le nom d’Enterprise File Sync and Share. L’EFSS permet aux entreprises le partage d’informations et la collaboration interne ou externe avec des partenaires et clients. Que ce soit en déplaçant des données d’un point A vers un point B, ou en travaillant à plusieurs sur un unique document, les solutions EFSS rendent le partage de fichiers et la collaboration faciles, efficaces et sécurisés.
Les solutions « Enterprise File Sync and Share » ne sont pas uniquement destinées aux grandes entreprises. Elles peuvent profiter aux entreprises de toute taille qui cherchent un moyen de transférer des fichiers en toute sécurité ou qui ont besoin de collaborer à plusieurs sur un document sur différents sites. La plupart des outils utilisés quotidiennement (de type Google Drive, Box, etc.) ne respectent pas les normes de sécurité ou les règles de conformité auxquelles les entreprises adhèrent. Les logiciels EFSS sont conçus pour répondre aux politiques et besoins réglementaires des entreprises.
De nombreux outils de partage de fichiers basés sur le cloud, comme Google Drive, Microsoft OneDrive et Dropbox, entre autres, simplifient le partage de fichiers volumineux. Téléchargez les fichiers que vous souhaitez partager sur la plateforme de votre choix et donnez simplement aux utilisateurs l’accès à des documents individuels ou à des dossiers entiers. La plupart des outils de partage de fichiers limitent votre espace de stockage en fonction de la formule d’abonnement, mais le partage de fichiers volumineux reste simple.
L’utilisation d’un outil basé sur le cloud pour partager des documents avec des personnes extérieures à votre organisation comporte certains risques, et le respect de directives de base peut vous permettre de rester sur la voie de la sécurité des données :
Tips solution
Une alternative au stockage dans le cloud qui fonctionne de manière similaire est GoDrive, un outil de stockage de fichiers qui aide les employés et les partenaires à synchroniser et à partager des documents sur site ou dans le cloud. Cet outil permet de suivre facilement les versions des fichiers, de faire des commentaires et de suivre les conversations. Bien que le stockage dans le Cloud soit relativement sûr, une option de déploiement sur site comme GoDrive donne à votre organisation un contrôle total.
L’envoi de fichiers volumineux par courrier électronique fonctionne dans certains cas, mais peut se heurter à deux obstacles : la taille limite des fichiers et les normes de sécurité.
La plupart des clients de messagerie limitent la taille des fichiers joints, ce qui peut être une bénédiction pour l’expéditeur. Il s’assure qu’il ne peut pas envoyer un courriel que le destinataire ne recevra jamais en raison de la taille trop importante de la pièce jointe et évite d’occuper de l’espace dans son client de messagerie avec un fichier surdimensionné. De plus, l’envoi de fichiers par courrier électronique – quelle que soit leur taille – peut exposer l’entreprise à des risques de sécurité inutiles ou à des violations de conformité.
Tips solution
L’utilisation d’un outil simple et sécurisé qui se branche directement sur Outlook, comme Secure Mail, vous permet d’envoyer des fichiers sans effort à partir d’un client de messagerie ou d’une interface basée sur un navigateur. Chaque destinataire reçoit un lien unique vers le fichier, ce qui permet de savoir facilement qui a consulté et téléchargé le fichier.
Les autres caractéristiques des solutions de messagerie sécurisée incluent généralement la possibilité de partager plusieurs fichiers, de fixer des dates d’expiration d’accès et de rappeler les fichiers afin qu’ils ne soient plus disponibles pour le destinataire.
Les solutions de messagerie sécurisée fonctionnent très bien pour le partage de fichiers volumineux sur une base ad hoc, et de nombreuses solutions de messagerie sécurisée ne limitent pas la taille ou le type de fichier. Cependant, le partage manuel des fichiers peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous partagez des fichiers volumineux souvent ou en masse.
Le protocole de transfert de fichiers (FTP) est une méthode de transfert populaire mais ancienne. La grande majorité des organisations a dépassé le FTP et opte souvent pour des alternatives plus sûres :
SFTP, ou FTP sur SSH, utilise un canal sécurisé pour empêcher tout accès non autorisé lorsque les fichiers sont en mouvement. Grâce à des fonctions de sécurité telles que l’identification de l’utilisateur, le mot de passe et l’authentification par clé, SFTP permet de s’assurer que seuls les bons utilisateurs accèdent à vos fichiers.
FTPS, ou FTP sur SSL, vous permet de partager des fichiers avec des partenaires commerciaux, des employés et des clients après avoir vérifié l’authenticité d’un système.
AS2 ou AS4, une méthode courante pour partager des données EDI de manière sûre et fiable, peut être utilisée pour partager tout type de fichier. Les messages envoyés avec AS2 et AS4 peuvent être compressés, signés et cryptés pour un partage sécurisé.
Si vous partagez régulièrement des fichiers en masse, un outil de transferts de fichiers gérés (MFT) dédié peut être la solution qu’il vous faut. Le MFT vous permet de partager facilement des fichiers de toute taille et de savoir s’ils sont arrivés ou non à destination grâce à des notifications et à des journaux d’audit détaillés. Et, si vous ou votre destinataire avez une connectivité réseau irrégulière, le MFT s’interrompra pendant l’envoi et reprendra lorsque tout sera revenu à la normale, ce qui vous évitera de recevoir des messages d’échec de transfert.
n prime, certaines solutions MFT incluent une option de courrier électronique sécurisé, de sorte que votre entreprise peut partager des fichiers volumineux à la fois par des courriers électroniques ad hoc et par le biais du MFT. Le MFT vous permet également d’assurer le suivi de tous vos partages de fichiers par le biais des deux options, ce qui vous assure de vous conformer rapidement et facilement aux audits.
La collaboration de personne à personne est simple avec une solution MFT ; partagez efficacement des fichiers et collaborez depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile autorisé.
Le MFT offre plus d’avantages que tout autre outil pour le partage de fichiers volumineux. Avec le MFT, la taille des fichiers est moins limitée et plus variable : que vous ayez un ou plusieurs fichiers volumineux, vous avez la garantie que votre destinataire recevra tout, sans données manquantes. De plus, vos fichiers sont sécurisés tant en transit qu’au repos.
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