Comment organiser ses données ? / /

Lorsque votre réseau commence à contenir beaucoup de fichiers dupliqués, obsolètes ou des données négligeables, c’est la productivité et l’organisation qui en pâtissent. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez remédier à cette situation grâce aux bons outils.

En quoi ces données impactent le bon fonctionnement de votre entreprise ?

Parce qu’elles peuvent contribuer de manière significative au mauvais fonctionnement de l’entreprise, sans parler des défis de gestion de l’information, comme :

1/ Les risques liés à la sécurité des données : plus vous avez de données dans vos bases et vos serveurs de fichiers, plus il est difficile de les protéger. En éliminant le désordre, vous pouvez comprendre quelles sont les données dont vous disposez et prioriser vos efforts de sécurité.

2/ Les pertes de productivité : vos collaborateurs perdent du temps à chercher les bonnes données, ou à corriger le travail qu’ils ont déjà effectué en utilisant des données obsolètes.

3/ Des décisions erronées : prendre des décisions basées sur l’analyse de données inexactes peut conduire à de mauvais résultats commerciaux.

4/ Des coûts de stockage élevés : beaucoup de données stockées par les entreprises sont redondantes, obsolètes ou insignifiantes. D’autres ont une valeur non déterminée. Les coûts de gestion des données sont en corrélation directe avec la quantité de données stockées. Il est donc nécessaire d’organiser vos données pour réduire vos coûts de stockage.

5/ Les risques de conformité : des réglementations (tel que le RGPD) exigent un suivi et une élimination des informations personnelles identifiables (PII). De plus, il est demandé que votre politique de confidentialité indique la manière dont vous collectez, stockez et éliminez les données clients. Le fait de devoir trier les données entrave votre capacité à répondre rapidement et avec précision à la preuve légale.

Comment organiser ses données ?

Les étapes suivantes peuvent vous aider à réduire la quantité de données dans votre réseau :

Créez une taxonomie pratique pour vos données. Travaillez avec les principales parties prenantes pour établir un ensemble uniforme de définitions, d’étiquettes et de regroupements, afin de pouvoir appréhender facilement les données dont vous disposez.
Établissez une politique et un ensemble de meilleures pratiques pour le traitement des données. Par exemple, établissez des procédures pour purger les enregistrements obsolètes et les données triviales.
Créez une source unique pour chaque type d’information : cela permettra de réduire la confusion associée à la gestion des versions.

La classification manuelle n’est toutefois pas la solution la plus optimale. Elle peut être trop subjective et parfois incohérente. Les données sont toujours en mouvement dans une entreprise en constante évolution.

Lecture connexe : Pourquoi abandonner votre méthode manuelle de classification des données ?

Passer à un outil de classification de données

Investir dans un outil d’analyse de fichiers garantit un étiquetage précis des données.

Ces solutions aident à automatiser les tâches critiques de gestion de l’information et facilitent une solide gouvernance de l’information basée sur un examen intelligent des données.

En résumé, les solutions de classification des données permettent :

D’identifier les données obsolètes, « inutiles » ou dupliquées dans l’ensemble de votre écosystème informatique.
De réduire les risques d’incidents de sécurité et atténuer les coûts d’une violation de données.
De rationaliser les tâches de conformité réglementaire.
D’augmenter la productivité en rendant les données plus faciles à trouver.
D’améliorer la prise de décision grâce à des résultats de recherche précis.
De réduire les coûts de stockage et de gestion des données.